クラウド会計ソフト【freee・MFクラウド】のメリット・デメリット

 

税務会計業界では、スモールビジネスをやられている方を中心にクラウド会計ソフトが大分普及してきています。

クラウド会計ソフトによる利便性を活かすことで業務を効率化することができます。

今回はクラウド会計ソフトによる利便性について、メリット・デメリットを比較しながらみていきます。

 

 

そもそもクラウドとはなにか？

クラウドとは、簡単に言うと自分でハードウェアやソフトウェアなどを購入してインストールするのではなく、インターネットを通じて必要な時に、必要なものを、必要なだけ利用できるシステムのことを言います。

例えば、インターネット上で利用できるＷＥＢメール（Gmail、yahoo mail等）はクラウドによるサービスといえます。インターネットに繋がっていれば、特別なソフトをインストールすることなく、パソコンやスマートフォンから利用できる機能です。

 

 

クラウド会計ソフトとは

従来までは会計ソフトを使おうと思ったら、ソフトウェアを購入しパソコンにインストールしてから使用していました。

これに対して、クラウド会計ソフトの場合には、ソフトウェアを購入する必要もパソコンにインストールする必要もありません。クラウド会計ソフトを提供している会社に使用料を支払うことで、インターネット経由でそのまま利用することが出来ます。

インターネット環境とパソコンさえあれば、細かな設定をすることなく、サービス開始と同時に利用することができます。

 

 

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトは、クラウド型のサービスの利便性を活かすことができ、多くのメリットがあります。

 

メリット：銀行口座やクレジットカード、Amazon等とデータ連携が可能

「銀行のインターネットバンキングによる入出金明細」や「クレジットカードのインターネット上の利用明細」、「Amazonによる購入履歴」等のデータをダイレクトにクラウド会計ソフトに取り込むことができます。

従来は通帳や紙で出力していたものを、一つ一つ手で会計ソフトに入力していたと思いますが、このような入力業務を大幅に削減することができ、効率化を図ることができます。

また手で入力すると、どうしても入力ミスが発生しがちですが、システムによりダイレクトにデータを取り込むため、そういった人的ミスを防ぐことができます。

 

メリット：人工知能・機械学習（AI）により、使えば使うほど便利になっていく

データ連携で取り込まれてきた取引先や明細内容を、クラウド会計ソフトは記憶・学習します。

そうすると、次に同じ又は似たような取引が出てきた場合に、勘定科目を推測してくれたり、自動で取引登録をしてくれたりします。

使えば使うほど、クラウド会計ソフトは賢くなり、自動入力・自動仕訳の精度が上がりますので、どんどん楽になります。

 

メリット：いつでもどこでも、複数人で使用することができる

クラウドサービスはインターネット環境とパソコンやスマートフォン、タブレットがあれば、いつでもどこでも利用することが可能です。

例えば会社だけでなく、ご自宅やカフェといった異なる場所でも、同一のデータにアクセスすることが可能です。

パソコン等も自身のものに限定されず、ＩＤとパスワードがあれば、違うパソコン等からでも利用することができます。

 

メリット：バックアップを取る必要がなくなる

クラウド会計ソフトに入力したデータは、自分のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。

従来型の会計ソフトを使っている場合、万が一の時のために、外部記憶媒体にバックアップをとって保管、管理する必要がありました。

クラウド会計ソフトであれば、ＩＤとパスワードがあればデータにアクセスが可能であるため、自分でバックアップする必要がなくなります。

 

 

クラウド会計ソフトのデメリット

デメリット：インターネット経由のため環境によっては問題が生じる

クラウド会計ソフトはインターネットが使用できないと利用することができません。

また、インターネット経由で利用するサービスのため、環境によってはレスポンスが遅くなる可能性があります。

 

デメリット：ＩＤとパスワードの管理に細心の注意が必要

クラウド会計ソフトを使用する上で必要なのは、インターネット環境とパソコン等、そしてＩＤとパスワードです。

万が一ＩＤとパスワードが漏れてしまった場合には、外部から簡単にアクセスがされてしまいます。

パスワードを複雑なものにする等、ＩＤとパスワードの管理には細心の注意が必要です。

 

 

クラウド会計ソフトを導入すべきか

クラウド会計ソフトを導入することで、業務効率化が図れるだけでなく、必要なデータに必要な時にすぐにアクセスすることが可能になるため、これまでよりもより正確でタイムリーな情報分析ができるようになります。

また、クラウド会計ソフトを活用することで、業務効率化だけでなく、データの分析面でも優れていることが多く、経営の意思決定の面においても有用性が高いといえるでしょう。

まずはメリットとデメリットをよく理解した上で、導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。